ビジネスレターの書き方：心を伝える手紙のマナーと基本
デジタル化が進む現代においても、ビジネスシーンで手紙（ビジネスレター）を送る機会は意外と多いものです。お礼状、お詫び状、資料送付の添え状など、手紙はメールやチャットでは伝えきれない丁寧さや真剣な気持ち、感謝の心を伝える効果的な手段となります。
しかし、「ビジネスレターってどう書けばいいの？」「どんなマナーがあるんだろう？」と悩む方もいるかもしれません。ビジネスレターには、基本的な構成や守るべきマナーがあります。
この記事では、ビジネスレターの基本的な書き方から、押さえておきたいマナー、そして各場面で役立つ例文まで、分かりやすく徹底解説します。心を込めた一通の手紙で、あなたのビジネスコミュニケーションをより円滑に、そして印象深いものにしていきましょう。
1. ビジネスレターの基本構成：押さえるべき7つの要素
ビジネスレターには、一般的に守るべき決まった構成があります。これらの要素を順序良く配置することで、読み手にとって分かりやすく、失礼のない手紙になります。
1-1. 1. 日付
手紙を書いた日付を記載します。西暦または和暦で、右寄せで記入するのが一般的です。
例： 2025年7月12日、令和7年7月12日
1-2. 2. 宛名（会社名・部署名・役職・氏名）
最も重要な部分です。**「誰に、何を伝えたいか」**を明確にするため、正確に記載しましょう。
会社の正式名称： (株)などと略さず、株式会社を正式に記載します。
部署名・役職名： 部署名、役職名は氏名の上に配置します。
敬称：
会社・団体宛て：御中（例：〇〇株式会社 御中）
個人宛て：様（例：〇〇株式会社 営業部 〇〇様）
役職名＋氏名：様（例：〇〇株式会社 代表取締役 〇〇様）
役職名のみ：様は不要（例：〇〇株式会社 代表取締役）※ただし、最近では「代表取締役様」と「様」を付けるケースも増えています。迷ったら「様」を付けても問題ありません。
複数名宛て： 部署名の下に連名で記載し、それぞれに「様」を付けます。
1-3. 3. 差出人名（会社名・部署名・役職・氏名・住所・連絡先）
手紙の送り主の情報です。右寄せで、宛名よりも少し下の位置に記載します。
例：
〒XXX-XXXX
東京都港区XXXX
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
FAX：XXX-XXXX-XXXX（もしあれば）
E-mail：XXXX@XXXX.co.jp（もしあれば）
1-4. 4. 件名（タイトル）
手紙の内容を簡潔に示し、読み手が何の用件の手紙か一目でわかるようにします。本文の前に、中央寄せで記載します。
例： 「〇〇の件に関するお礼」「資料送付のご案内」「〇〇に関するお詫び」
1-5. 5. 頭語と結語
手紙の始まりと終わりを飾る対となる挨拶です。丁寧な印象を与えます。
一般的な組み合わせ： 「拝啓」と「敬具」
より丁寧な組み合わせ： 「謹啓」と「謹白」（かしこまった内容や目上の方向け）
時候の挨拶を省略する場合： 「前略」と「草々」（親しい相手や急ぎの用件の場合）
1-6. 6. 本文
手紙のメインとなる内容です。以下の流れで構成するのが一般的です。
時候の挨拶： 季節に応じた挨拶。頭語の後に続きます。
例： 「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」
「さて」などの接続詞： 時候の挨拶から本題に入るための接続詞を入れます。
主文： 手紙の最も伝えたい内容を簡潔かつ具体的に記載します。結論から書くことを意識すると、分かりやすくなります。
結びの挨拶： 今後の協力や健康を願う言葉など、相手への配慮を示す言葉で締めくくります。
例： 「末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。」
1-7. 7. 記書き（必要に応じて）
本文とは別に、箇条書きで伝えたい情報がある場合に用います。
「記」と中央に記載し、その下に箇条書きで内容を記載し、最後に右寄せで「以上」と書きます。
例：
記
会議日時：〇月〇日（〇）午前10時
場所：弊社会議室
以上
2. ビジネスレターのマナー：これで完璧！
上記で挙げた構成以外にも、ビジネスレターを送る上で心がけるべきマナーがあります。
2-1. 用紙と筆記具
用紙： 白無地の便箋やビジネス用レター用紙を使用します。会社指定のレターヘッドがあればそれを使います。
筆記具： 万年筆や黒のボールペンを使用します。消せるペンや鉛筆は避けましょう。
2-2. 誤字脱字のチェック
書き損じや誤字脱字は、相手に不注意な印象を与えてしまいます。書き終えたら必ず見直し、誤りがないか確認しましょう。修正液や修正テープの使用は基本的に避け、書き直すのがマナーです。
2-3. 敬語の適切な使用
ビジネスレターでは、適切な敬語を使用することが必須です。尊敬語、謙譲語、丁寧語を正しく使い分けましょう。
2-4. 簡潔で分かりやすい文章
長文になりすぎず、伝えたいことを明確に簡潔にまとめましょう。一文を短くする、箇条書きを活用するなど、読みやすさを意識します。
2-5. 封筒の書き方
宛名： 封筒の表面中央に、住所、会社名、部署名、役職、氏名を正確に記載します。
差出人： 封筒の裏面左下に、差出人の住所、会社名、氏名を記載します。
封字： 封筒の閉じ目には、「〆」「封」「緘」などの封字を記載します。
切手： 料金不足がないように、正しい金額の切手を貼ります。
2-6. 送付方法
添え状（送付状）： 資料などを同封する場合は、内容物を記載した添え状（送付状）を添付するのがマナーです。
三つ折り： 長形封筒に入れる場合は、手紙を三つ折りにするのが一般的です。
まとめ：手紙で築く、信頼関係と良好な人間関係
ビジネスレターは、単なる情報の伝達手段ではありません。そこには、相手への敬意や感謝、気遣いといった「心」が宿ります。正しい構成とマナーを守って手紙を書くことで、あなたの真摯な姿勢が伝わり、相手との信頼関係を深めることができます。
「手紙」というアナログな手段だからこそ伝わる温かみや丁寧さで、あなたのビジネスコミュニケーションをより豊かなものにしていきましょう。
